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Les outils à votre disposition pour que la collecte des données personnelles soit en conformité avec le RGPD


 

La boite à outils du RGPD

Les étapes de la mise en conformité
1. Demandez-vous si vous allez collecter des données personnelles c’est-à-dire des données qui concernent les pratiques, les opinions, les valeurs, la santé des personnes.
- les opinions politiques
- l’origine raciale et ethnique
- les convictions religieuses
- l’appartenance syndicale
- les données génétiques
- les données biométriques
- les données de santé
- l’orientation sexuelle ou la vie sexuelle des personnes

Si c’est le cas, vous pouvez contacter la chargée des données du laboratoire, Bénédicte MacGregor, si vous avez des questions.

2. Avant de collecter des données, vous devez vous assurer que vous avez tout mis en œuvre pour informer les personnes et que vous avez leur consentement
- avec un formulaire de consentement et un mention d’information pour informer les personnes que vous allez interroger.
Le laboratoire vous propose des modèles de documents qui ont été validés par le service de la protection des données du CNRS. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser ces modèles. Vous pouvez adapter les modèles à votre projet à condition de vous assurer que les personnes seront bien informées et que votre formulaire sera validé par le service de protection des données.

- Le formulaire de consentement dans le cadre de la collecte de données personnelles

- La notice d’information dans le cadre de la collecte de données personnelles

3. Fournir à votre chargée de données les documents suivants
- un résumé de votre projet de recherche qui justifie la collecte de données
- la grille de questionnaire ou d’entretien
- le formulaire de consentement que vous allez utiliser pendant votre collecte
- la mention d’information
- les documents justificatifs (descriptif du projet, contrats si vous engagez des prestataires pour le traitement ou l’analyse des données, ou tout autre document qui pourra aider à la compréhension du projet)

Vous pouvez prendre rendez-vous avec votre chargée de données pour réaliser ces étapes ensemble.
4. Mise en place de mesures de sécurité informatique
Vous devez aussi vous assurer que vous stockez des données sur des supports informatiques protégées (ordinateurs portables, disques durs, clés usb, smartphones…) afin de garantir
- la confidentialité (les données ne doivent être accessibles qu’aux personnes autorisées),
- l’intégrité (les données ne doivent pas être altérées ou modifiées),
- la disponibilité (les données doivent être en permanence accessibles aux personnes autorisées),
Bonnes pratiques à mettre en place
- Définir un identifiant unique par utilisateur sur son ordinateur et ne pas partager de compte
- Utiliser des mots de passe robustes
- Mettre à jour régulièrement les pare-feu et antivirus
- Utiliser un antivirus
- Utiliser des canaux sécurisés pour les échanges d’information et de données
- Effectuer des sauvegardes régulières des données sur un site distinct
- Chiffrer systématiquement les données stockées sur des supports nomades tels que les ordinateurs portables, les smartphones et les clés USB

5. Étude des documents par le service de protection des données du CNRS

6. Réception du certificat d’enregistrement
Vous pouvez collecter des données personnelles à des fins de recherche.

Le Vade-Mecum RGPD


Vous trouverez dans ce vade-mecum les principes clés du RGPD, les personnes à qui vous adresser pour vous aider dans la mise en conformité de la collecte des données.

- Vade-Mecum

Outils de communication, de partage et de stockage à long terme

L’université, le CNRS et Huma-Num mettent à disposition des chercheurs des outils pour communiquer, partager et stocker des documents numériques et des données. Il est fortement déconseiller d’utiliser la suite Google pour partager des données personnelles ou sensibles.

1. Sharedocs

Excellente alternative à GoogleDocs

Sharedocs est une plateforme Web développée par Huma-Num. Les documents sont stockés sur des serveurs sécurisés en France et dupliqués en cas de perte ou de suppression accidentelle.

ShareDocs permet également de partager des documents avec des partenaires de recherche en octroyant des droits de lecture, d’édition ou de téléchargement. Il est aussi possible sur Sharedocs d’organiser les documents d’un projet et d’effectuer des modifications sur des fichiers.

C’est un environnement de travail facile à utiliser. Vous pouvez créer un compte ici : https://sharedocs.huma-num.fr/.

- Tutoriel pour créer un document/dossier et le partager sur ShareDocs

2. MyCore

Pour les chercheurs, IT et administratifs des unités du CNRS

L’espace My Core permet le stockage individuel et le partage de fichiers volumineux avec des partenaires externes (via l’envoi d’un lien par messagerie). Vous pouvez stocker jusqu’à 100 Go de données. Il faudra néanmoins privilégié cet espace pour des données sur lesquelles vous travailler et non comme un espace d’archivage.

https://ods.cnrs.fr/my_core.php

3. Échange de fichiers volumineux

Renater FileSender : https://filesender.renater.fr/

Vous pouvez rendre accessible au téléchargement par mail ou un lien URL vos fichiers volumineux, jusqu’à 100 Go de données, pour tous vos interlocuteurs même hors de la communauté recherche.

4. Espace de stockage de données anonymisées
L’espace Nakala du LADYSS a pour objectif de proposer le dépôt centralisé et sécurisé des données de terrain. Il permet un accès permanent à ces données ainsi qu’un lien pérenne
permettant une meilleure citabilité, une meilleure valorisation et une protection contre le risque de perte des données produites au sein du laboratoire.
Si vous souhaitez bénéficier d’un espace pour y déposer les données d’un projet. Adressez-vous à Bénédicte MacGregor.

5. Créer une enquête avec Framaforms
Framaforms est une bonne alternative à Google Forms.
Ce service en ligne, libre et gratuit permet de générer des formulaires (sondages, enquêtes).
Vous pouvez créer un compte ici : https://framaforms.org/user/register

Tutoriels pour ajouter un document comme par exemple la mention d’information à un questionnaire sous framaforms.
- Ajouter un fichier dans un questionnaire en ligne sur Framaforms
- Ajouter un document via un lien cliquable dans un document sur framaforms

6. Outils de chiffrement
ZED Encrypt : https://www.zedencrypt.com/download

VeraCrypt : https://www.veracrypt.fr/en/Home.html




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